¿Qué son las notas de remisión y para qué sirven?

Las notas de remisión son documentos que se emiten para respaldar el traslado o la entrega de bienes o servicios, sin que impliquen una venta o una factura. Estas notas pueden tener diferentes propósitos, como documentar el envío o la devolución de mercancías, corregir errores en las facturas, o acreditar descuentos o bonificaciones.

Debes tener en cuenta que una nota de remisión no genera obligaciones tributarias ni contables, ya que no representa una operación comercial ni un ingreso para el emisor.

Actualmente, puedes encontrar el formato de una nota de remisión editable en línea que puedes usar en tu empresa o negocio de forma fácil y segura, ahora veamos algunos aspectos importantes sobre este documento.

¿Qué funciones tiene una nota de remisión?

Dependiendo del caso, una nota de remisión puede tener varias funciones como:

• Documentar el envío o la recepción de mercancías entre dos partes, sin que haya una venta o una factura de por medio.
• Acompañar el transporte de mercancías desde el lugar de origen hasta el lugar de destino, para evitar problemas con las autoridades aduaneras o fiscales.
• Registrar la devolución o el cambio de productos defectuosos, dañados o no conformes con lo pactado, para solicitar un reembolso, un crédito o un nuevo envío.
• Corregir errores u omisiones en las facturas emitidas previamente, como datos incorrectos, cantidades equivocadas o precios erróneos.
• Acreditar descuentos, bonificaciones, donaciones o cortesías otorgadas al cliente, para ajustar el valor de la factura o el pago.

Tipos de notas de remisión

Según el motivo o la causa por la que se emiten, podemos encontrar diferentes tipos de notas de remisión. Algunos de estos tipos son:

Nota de remisión por traslado

Se utiliza para documentar el envío o la recepción de mercancías entre dos partes, sin que haya una venta o una factura de por medio.

Nota de remisión por devolución

Se utiliza para registrar la devolución o el cambio de productos defectuosos, dañados o no conformes con lo pactado.

Nota de remisión por corrección

Se utiliza para corregir errores u omisiones en las facturas emitidas previamente.

Nota de remisión por descuento

Se utiliza para acreditar descuentos, bonificaciones, donaciones o cortesías otorgadas al cliente.

¿Qué requisitos debe cumplir una nota de remisión?

Para que una nota de remisión sea válida debe cumplir con algunos requisitos legales, fiscales y administrativos. Algunos de los cuales son:

1. Estar numerada consecutivamente y tener un código único que permita su fácil identificación.
2. Debe contener la fecha y la hora de emisión y la firma del emisor y del receptor.
3. Debe contener la información del emisor y del receptor, como son el nombre o la razón social, dirección, teléfono y número de identificación tributaria (NIT).
4. Debe contener la descripción detallada de los bienes o servicios trasladados o entregados, como cantidad, unidad de medida, precio unitario y valor total.
5. Debe incluir el motivo por el cual se emite la nota de remisión y si aplica también debe contener la referencia a la factura relacionada.
6. Debe cumplir con las normas tributarias y contables vigentes en Colombia, como el régimen al cual pertenece, el IVA, etc.

Algunos de los casos más comunes en los cuales se usa la nota de remisión son el transporte de mercancías, la devolución de productos por fallos o averías, la corrección de facturas y por descuentos o cortesías en un pedido.

Las notas de remisión son herramientas útiles para facilitar el flujo de mercancías y servicios entre las partes involucradas, así como para evitar problemas con las autoridades competentes.